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Si algo ha dejado muy claro la pandemia es, que tan resilientes y vulnerables somos para trabajar desde casa, y si bien hay operaciones que en su totalidad puede ser llevada en un esquema 100% de teletrabajo, existen ciertos procesos críticos en todos las ramas financieras y operativas que por su complejidad no se pueden trabajar de ese modo.
Justo ahora, después de casi un año, es más fácil identificar qué es lo que saldrá mal en una contingencia si me encuentro desde casa, por lo que a continuación te presento 4 puntos importantes a considerar a la hora de elaborar o actualizar tu plan de continuidad de negocios.
- Planeación
- Asigna la responsabilidad de planeación y preparación a un líder con su respectivo Back Up.
- Mantente informado sobre la COVID-19 y cómo evolucionan los semáforos y procesos de vacunación en tu país, así como de los decretos oficiales que se emiten de parte de las autoridades referentes a este tema.
- Monitorea el estado de salud y ánimo de tus colaboradores dentro de la empresa.
- Toma tiempo para monitorear a tus proveedores en cuanto a la entrega de los servicios contratados, especialmente si los consideras servicios críticos, consulta sobre las medidas que están ellos tomando en relación con disrupciones potenciales en la cadena de suministro.
- Pon en primer plano los impactos altos sobre el negocio y planea sobre la normalidad en que trabajamos ahora para identificar tu mejor estrategia.
- Desarrolla un Plan de Continuidad de Negocio multi escenario, esto es considerar que es posible que pueda ocurrir más de dos contingencias al mismo tiempo (ejemplo, apagón + indisponibilidad de recursos humanos)
- Establece una línea de sucesión y autoridad para la ejecución de actividades y toma de decisiones.
- Prueba lo más que se pueda, realiza pruebas de cada componente tecnológico protagonista en tu recuperación y en general prueba tantas veces puedas y sea necesario.
- Empápate de artículos y mejores prácticas sobre temas de resiliencia empresarial, actualmente muchos de los foros son abiertos y remotos, lo que nos da mayor capacidad de asistencia, infórmate sobre como otros en el mismo ramo han resuelto sus problemas.
- El plan no es estático, revísalo regularmente no solo cuando se presente una auditoria, recuerda que es tu seguro de viajero en caso de un viaje a contingencia-landia.
- Cosas del Negocio
- Actualiza o elabora un BIA que identifique las actividades críticas, así como los recursos y colaboradores para mantener la operación en flujo.
- Considera como muy cercano el escenario “Indisponibilidad del personal crítico para llevar a cabo las actividades de los procesos críticos”, identificando puntos de ruptura en tu estrategia por el personal y los impactos derivados de ausencias de personal.
- Estima y si es posible cuantifica el impacto debido a la disrupción de la cadena de suministro de los proveedores considerados como críticos.
- Considera la estrategia en Home Office sobre los colaboradores que todo este tiempo permanecieron en casa sin requerir asistir a las oficinas, sobre los colaboradores que no lo hicieron, es probable que debas buscar una estrategia alterna como una Posición Alterna especializada.
- Apóyate en estudios como BIA y RA para identificar y acordar las acciones estratégicas con los colaboradores en Teletrabajo.
- Convierte en líderes a los colaboradores en teletrabajo para accionar procedimientos para implementar el plan de continuidad de negocio.
- Considera las implicaciones de administración financiera debido a la COVID-19.
- Examina tu alcance como proveedor de productos y/o servicios a tus clientes y como solucionarías el no poder continuar con tu entrega.
- Considera todas las posibles situaciones, por increíbles que suenen, bajo las cuales tu empresa decidiría la suspensión de operaciones debido a implicaciones de COVID-19.
- Medidas de Continuidad
- Pon nombre y apellido a tus líderes del Plan.
- Lleva a cabo platicas, talleres y toda forma de comunicación entre los diferentes departamentos de tu empresa, que te permita identificar fuentes alternativas de ejecución del trabajo.
- Comunícate con todos los colaboradores de forma empáticamente apropiada a la situación que se está viviendo en este momento en tu organización.
- Prepara un procedimiento de comunicación de emergencia al menos, en caso de:
- Indisponibilidad de un área por indisponibilidad de personal y/o recurso tecnológico
- Indisponibilidad del edificio (debido al mínimo número de colaboradores que pueden permanecer en el) sumado a los recursos tecnológicos (por apagón, caída de servicio de internet, etc.)
- Sigue manteniendo los preparativos para asegurar los insumos requeridos durante la contingencia de COVID-19.
- Considera la posibilidad de cambios a tu producto, tu servicio o tu interacción con clientes, y planea por cualquier cambio que consideres apropiado, sin incumplir a tus reguladores.
- Revisa tu cobertura de seguros.
- Neutralizando los riesgos en el lugar de trabajo
- Lleva a cabo platicas informativas de acuerdo a cómo evoluciona la información sobre COVID-19 en tu ciudad, siguiendo las recomendaciones de las autoridades de salud.
- Provee a tu personal artículos de higiene, jabón, gel antibacterial, entre otros que permita una higiene efectiva y frecuente en el lugar de trabajo.
- Planea medidas para reducir, en la medida de lo posible, interacciones personales con clientes o proveedores, y entre empleados de diferentes localidades.
- Identifica medidas para organizar mejor el trabajo para reducir el riesgo de que pueda haber un contagio entre mismos colaboradores.
- Prepara políticas sobre ubicaciones flexibles para trabajar (ejemplo, home office) así como horarios flexibles de trabajo.
- Provee recursos y apoyo de infraestructura de TI para apoyar el home office, conexiones digitales, así como la interacción remota con clientes.
Recuerda que para establecer un Plan de Continuidad efectivo se debe incluir a todos los miembros de la organización y hacerlos participes y responsables de las implicaciones que tiene la importancia de la continuidad de sus operaciones.
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