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Las pequeñas empresas son las más vulnerables a los resultados devastadores cuando ocurre alguna interrupción no planificada, y sin embargo no planean cómo recuperarse cuando eso ocurra. Un informe reciente reveló que sólo el 27% de las pequeñas empresas cuenta con un plan de recuperación de desastres y menos de la mitad de ese grupo lo ha probado activamente, mientras que sus contrapartes más grandes en las empresas medianas y grandes tienen una tasa de preparación entre 68% y el 73% cuando se trata de tener un plan documentado.
Hace algunos años las soluciones de Continuidad de Negocio estaban sólo al alcance de las grandes empresas y con presupuestos importantes; sin embargo, las nuevas tecnologías han hecho que la recuperación de desastres comience a ser más accesible para las pequeñas empresas. Abaratamiento del hardware, servicios en la nube y tercerización a precios accesibles hacen que prácticamente cualquier empresa, sin importar su tamaño, pueda contar con un DRP, pero sigue siendo la voluntad, el tiempo y el conocimiento la principal barrera.
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¿Cómo construir un Plan de Continuidad de Negocio para pequeñas empresas?
- Respalde
Uno de los puntos más importantes para recuperarse es contar con la información que desapareció o no está disponible en el sitio principal. Contar con una copia de las bases de datos, por lo menos, ayudarán a crear un nuevo ambiente tecnológico sobre el cual operar en la contingencia. Existen muchas opciones, desde servicios de vaulting en la nube, hasta copias recientes de discos duros o cintas en bóvedas especializadas.
Las frecuencias de respaldo y resguardo dependen de las necesidades del negocio y de los recursos dedicados al proyecto. Un respaldo diario (RPO de 24 horas) será más caro que un respaldo semanal (RPO 7 días), pero ambos podrían evitar la caída libre de una empresa dependiendo de sus condiciones.
Además, considere respaldar sólo lo crítico y no necesariamente todo lo que radique en sus discos duros. Perder las imágenes de las facturas de sus vendedores resultará en largos días de trabajo para volverlas a escanear, pero no en cierre de la empresa, cuando, por ejemplo, perder los planos de un despacho de arquitectos si podría llevarlos al punto de quiebra.
- Considere Infraestructura alterna
Recuperar a la empresa requerirá de un lugar de trabajo e infraestructura para el periodo de contingencia. Determinar cuántos escritorios o cuáles servidores deben ponerse disponibles depende del análisis de impacto de los procedimientos sobre el negocio (punto 4 de este post).
Habiendo identificado los procesos primordiales, debe ubicar un espacio físico que permita que sus usuarios críticos se reúnan a trabajar. Aunque aparentemente muchas de las actividades pueden hacerse con usuarios distribuidos remotamente, en caso de una contingencia real, le aseguro que será necesario que se reúnan a operar. Y esas posiciones alternas de trabajo, además de ser altamente disponible, deberán contar con todas las herramientas tecnológicas requeridas: telefonía y cómputo, principalmente.
La infraestructura de servidores tiene la misma filosofía: No se duplica la granja de servers; se busca la disponibilidad de los mínimos servers necesarios para sobrevivir a la desgracia de unos días. Tener una copia 100% igual que el sitio principal sería carísimo y no habrá caso de negocios que lo sustente. Lo más recomendable es que, como hicimos con el espacio para los usuarios, se determinen los servidores críticos y se busque una opción de hardware que se pueda ubicar en un Data Center con riesgos distintos a los del sitio principal y, de preferencia, con alta disponibilidad.
- Tenga listo el licenciamiento de sus aplicativos
Muchas de las aplicaciones comerciales para PyMEs no tienen un esquema de licenciamiento para sitio alterno, así que consideran piratas a todas las instalaciones que hagamos en un lugar distinto a la IP con que se registró inicialmente. Este pequeño problema se vuelve uno muy grande cuando urge levantar el sitio alterno y la aplicación requiere el visto bueno del fabricante. Le recomiendo que hable antes con su proveedor e identifique la manera en que podrá operar sus licencias en el sitio alterno. Algunos tienen procesos muy eficientes para solucionar el cambio de sitio.
- Identifique sus Procesos de Negocio críticos
Cuando le pregunte a su contador cuáles de sus procesos deben recuperarse en una contingencia, él le contestará que todos los que ahora ejecuta. Se equivoca. Si esto fuera así, las grandes empresas tendrían un clon de sí mismas para recuperarse y eso no sucede en ningún lado.
Dentro de un Plan de continuidad de Negocio existe el BIA (Business Impact Analysis) que busca identificar los procesos críticos de entre todos los procesos de negocio de la empresa, a partir del efecto que tienen en la sobrevivencia de la organización en una contingencia. Aunque todos son importantes, hay algunos procesos que si no se mantienen, por lo menos en un estado mínimo, harán que la compañía se vaya en caída libre. Otros solo causarán retrabajo y malestar; esos no son igual de críticos. Un último grupo es de aquellos procesos que no son para nada críticos. El foco del Plan de Continuidad es el primer grupo: se protegen aquellos procesos que garantizan la subsistencia de la empresa en caso de una contingencia.
- De Mantenimiento y pruebe
Cambios de personas, cambios de procesos, nuevas aplicaciones, nuevo hardware, son situaciones de siempre en las empresas, pero no se actualizan solas en los planes. Usted deberá hacer un esfuerzo continuo para mantenerlos al día. Además, como ya dijimos, requiere dar mantenimiento a través de las pruebas. Un plan que no es probado, es un plan que fallará.
Considerar estos elementos por separado sería un error, pero es un hecho que para una PyME será mucho más fácil ir desarrollando cada uno y luego crear un plan que contenga todo el paquete. Existen empresas como SDR que pueden crear este plan para usted e incluso operarlo a su nombre en un esquema DRaaS.
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