¿Cómo aseguras que tu compañía está enterada de los esfuerzos y avances en las actividades relacionadas a la de Continuidad de Negocio? ¿Saben los colaboradores que en caso de contingencia o desastre tu organización se encuentra preparada para hacerle frente? ¿Conocen la participación que tiene cada uno de ellos en la creación de los planes y su forma de actuar en caso de ser necesario? ¿El personal cuenta con las habilidades y conocimiento necesario para el correcto desempeño de su rol dentro de los planes?
La forma de responder a esas interrogantes es: mediante la difusión y entrenamiento.
Hoy en día la difusión y entrenamiento son actividades consideradas de poco valor, debido a que en ocasiones se desconoce el momento indicado para iniciarlas, llevando al fracaso los planes desarrollados. Ambos temas son de vital importancia pues representan la forma en que los colaboradores conozcan e identifiquen los esfuerzos realizados por la alta dirección en temas de Continuidad de Negocio y la forma en que deberán trabajar en caso de contingencia.
¿Qué sucede al no realizarse la difusión y entrenamiento?
- Se desarrollan planes de forma aislada; es decir, no es considerado para la creación al personal con las habilidades y conocimiento adecuados.
- Pareciera que los planes son exclusivos del área que los desarrolla y el resto de la organización desconocen la importancia de su participación en el proceso.
- El tiempo pasa y pasa y los colaboradores no identifican en qué etapa de la creación de los planes se encuentra la organización, dando inicio a la especulación.
- Si la difusión o capacitación no es realizada de forma constante eventualmente el tema se da por olvidado.
- Los colaboradores no cuentan con las habilidades o conocimiento necesario para ejecutar las actividades que les fueron asignadas dentro del plan.
Antes de impartir cualquier acción formativa, es necesario que la organización determine los mensajes que desea transmitir, los grupos objetivo y qué estrategia de comunicación es la más adecuada. A partir de este esquema se desarrollará la programación de acciones informativas y formativas asegurando que estas últimas se encuentren orientadas a las documentadas en los descriptivos de puesto.
Es importante desarrollar actividades o medios que aseguren que la difusión y entrenamiento han sido exitosas como por ejemplo: para el caso de entrenamiento (trivias que comprueben el conocimiento adquirido), para el caso de difusión wallpapers con el tema que se desea difundir.
“Lo importante es que los colaboradores tengan en la mente a cada momento que existe un plan de continuidad de negocio, en que consiste y su rol en él, antes, durante y después de una contingencia”
