Muchas organizaciones que inician con la implementación del Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio (SGCN) parecen tener todo muy claro hasta que se topan con interrogantes como: ¿Quién debe designar los roles y las responsabilidades de cada colaborador?, ¿Quiénes deben saber sobre esta asignación de roles y responsabilidades dentro de la organización?, ¿Deben ser uno o más colaboradores los que deban coordinar las actividades del SGCN, ¿Qué habilidades deben tener los colaboradores encargados del SGCN?, ¿Con base a qué criterios, deberán ser asignados?, ¿Cómo cerciorarnos que la elección fue correcta?
El éxito en la implementación de un SGCN depende de la identificación temprana de funciones claramente definidas y de sus responsabilidades afines, comportamientos y autoridades para gestionar el programa y el proceso dentro de toda la organización. Lo anterior debe ser establecido en la política del SGCN.
Lo primero es comprender que la entidad responsable de asignar roles,
Responsabilidades y autoridades es la Alta Dirección pues es la encargada de asegurar que los recursos solicitados por el SGCN son adecuados para garantizar la adopción de procedimientos adecuados y bien implementados de acuerdo con el requerimiento de la política del SGCN. Además, la Alta Dirección deberá verificar que estas responsabilidades y autoridades de roles relevantes sean comunicadas a toda la organización.
Un miembro de la Alta Dirección debe tener la responsabilidad general de la resiliencia organizacional. Lo anterior asegura un adecuado nivel para el SGCN dentro de la organización y una mayor probabilidad de implementarlo efectivamente.
Dependiendo del tamaño de la organización, se debe nombrar un individuo para administrar el SGCN, ya que este podría ser un rol de tiempo completo o de medio tiempo.
Las habilidades específicas necesarias para administrar el SGCN incluyen:
- Buen nivel de educación en el tema;
- Habilidad para identificar y analizar problemas, y desarrollar soluciones viables;
- Comunicación efectiva y habilidades interpersonales para trabajar a todos los niveles de la organización;
- Gestión del Programa, incluidas habilidades para la Gestión de Proyectos y de Presupuestos.
Las habilidades analíticas para llevar a cabo un BIA – Business Impact Analisys, RA – Risk Assessment, (recolección de datos, diseño y técnicas de entrevista);
- Habilidades para desarrollar e implementar los planes de BCM, Business Continuity Managenemt;
- Habilidades para llevar a cabo un plan de pruebas;
- Habilidades de comunicación asertiva para impartir conocimientos a los representantes de los departamentos; y
- Habilidades para negociar, influir y lograr el compromiso de la Alta Dirección.
Se pueden crear grupos adicionales para ayudar a desarrollar el SGCN, como:
- Una junta o comité de dirección del SGCN – un grupo administrador para proporcionar asesoría, guías y supervisión administrativa;
- Equipos a nivel estratégico, táctico y operativo que podrían responder ante un incidente y que deberían contribuir significativamente a los planes.
Adicionalmente, la Alta Dirección deberá capacitar a los colaboradores para que estén en condiciones de cumplir con sus responsabilidades de acuerdo con las políticas de la organización.
Si a los colaboradores se les asigna este rol de continuidad de negocio, además de sus actividades normales, se deben agregar estas responsabilidades adicionales a la descripción de su cargo. Estas responsabilidades deben darse a conocer a todas las partes interesadas, según proceda. Es esencial que los informes de desempeño del SGCN se presenten con regularidad ante la Alta Dirección. El nivel y competencia del personal asignado a las funciones afines a continuidad de negocio deben ser revisados anualmente como parte del proceso presupuestario.
Seguramente estos consejos te ayudaran a realizar una mejor selección del personal que debes considerar a la hora de implementar tu Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio, sin embargo nunca está por demás la asesoría de un experto en Continuidad de Negocios Aplicada.
