La mayoría de las organizaciones cuando tienen la necesidad de contar con un Plan de Continuidad de Negocio, ya sea por cumplir con la legislación, solicitud de cliente, requerimiento del corporativo o por decisión propia, se enfrentan a la misma pregunta, por dónde y cómo iniciar.
Lo que lleva a que los responsables realicen una búsqueda de metodologías y mejores prácticas, que sirvan como marco de referencia para la ejecución del proyecto. Adicional a eso, es importante considerar organizar la estructura interna, para conseguir una implementación exitosa, efectiva y que no solo sirva para dar cumplimiento, sino que ayude a la organización a recuperase en caso de una contingencia.
A continuación presentamos algunos puntos que lo ayudarán a iniciar la implementación de la mejor forma:
- Mantener una comunicación efectiva con la Alta Dirección
El principal factor de éxito de cualquier nuevo proyecto, es el apoyo de la Alta Dirección, y Continuidad de Negocio, no es la excepción. Por lo tanto, antes de cualquier paso, se debe tener acercamiento con los responsables de dirigir la organización.
No se trata de un tema de convencimiento, sino de tener claras las expectativas, conocer los recursos asignados y determinar el alcance del Plan, es decir, saber exactamente lo que ellos quieren y lo que están dispuestos a proveer, así como su nivel de involucramiento.
- Identificar a los jugadores claves y formar un equipo exitoso.
Ya que se conoce la visión de Alta Dirección, es momento de formar al equipo de implementación.
En este punto es importante identificar, quienes son los líderes que podrán apoyarnos y sumar al equipo y quienes son aquellos que presentarán mayor resistencia. Para éstos últimos debemos crear una estrategia, para poder conseguir su apoyo, hablándoles de los beneficios, en términos de lo que a ellos les interesa.
- Negocio y Tecnología, deben ir de la mano.
Relacionado al punto anterior, es importante involucrar a las áreas de negocio y tecnología a la par. Es muy común que estos proyectos sean asignados a personal de TI, sin involucrar al personal de negocio, o viceversa, limitando los recursos, la participación y la disposición que su contraparte pueda brindarle.
Por lo tanto, se debe entender y plantear, que el Plan de Continuidad de Negocio es de y para toda la organización, por lo tanto todos deben estar involucrados, proveer recursos, participar activamente y cumplir con el rol correspondiente.
- Elaborar plan de trabajo y dar seguimiento.
Con las reglas y jugadores en la mesa, se debe generar el plan de trabajo. Este indicará actividades puntuales, fechas, recursos necesarios y responsables.
Adicional al plan, e igual de importante, se debe establecer la metodología para dar seguimiento tanto al plan como a los objetivos que se vayan planteado.
- Darlo a conocer
Este paso es omitido, erróneamente, por muchos, y es más importante de lo que se piensa.
Para asegurar participación y cumplimiento, es importante que toda la organización conozca los datos relevantes del proyecto. Se recomienda realizar un Kick off formal y difundir los objetivos, por medio de los programas de comunicación interna. Durante el proyecto, se debe comunicar los avances y las necesidades de participación.
Siguiendo estos pasos y contando con conocimiento técnico de Continuidad de negocio, será más probable conseguir que la organización llegue a los objetivos planteados y que el proyecto sea llevado a cabo de inicio a fin, exitosamente.
